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1月1号意大利正式实施电子发票,有那么可怕吗?!

从2019年1月1号开始,意大利电子发票的相关法案就要正式开始实施了。也就是说,从明年开始,纸质发票、PDF格式发票、Excel格式发票都将被视为无效,唯一符合法律规定的发票格式是XML,并且需要通过规定的渠道,比如,税务局网站/软件/APP、PEC邮箱或者第三方软件(WEB SERVICE、SFTP渠道自动发送/接收,需要经过资质认证)提交到税务局(AGENZIA DELLE ENTRATE)指定的数据交换中心(SDI),然后再由SDI发送给发票接收者。

1月1号意大利正式实施电子发票,有那么可怕吗?!

什么?XML?SDI?WEB SERVICE?SFTP?从来没听说过这些东西,意大利政府瞎搞什么啊?这不是又要增加企业的负担吗!于是很多人觉得:电子发票?狼来了!只是。。。实际情况真的是这样吗?电子发票有那么可怕吗?

通过上面的图片可以发现,开具电子发票的流程跟目前的传统发票相比,只是多了SDI数据交换中心这个角色而已。如果现在你是通过普通邮箱把PDF或者Excel格式的发票发给你的客户,那么很简单,一旦开始使用电子发票了,你只需要把XML格式的发票通过PEC邮箱发送到SDI数据交换中心指定的PEC邮箱,然后SDI数据交换中心检查通过后会把发票自动转发给你的客户。当然,如果你的企业一天要开很多发票的话,完全人工手动处理肯定是不现实的,不过这里涉及到的是工作效率和流程优化问题,跟电子发票本身还是没有太大的关系。
简单地说,电子发票可分为主动发票和被动发票,这个很好理解,主动发票是指企业开出去的发票,而被动发票是指企业接收到的发票。和纸质发票一样,电子发票也要依法归档保存10年。这里的归档保存指的是对发送和接收的XML文件,经过打包、电子签名和添加时间戳处理后,保存在企业本地电脑或者第三方服务商的云端服务器上。当税务部门要求企业提供相关购买或者销售发票的时候,只有经过这样依法归档保存的XML文件,才是具有法律效益的。
对于批发商来说,开出去的发票比较多,企业更应该关心的是电子发票开具、发送和归档保存的简便性问题,使用PEC邮箱很明显不是最佳的选择;对于零售商来说,接收到的发票比较多,企业关心比较多的是电子发票归档保存的问题。

意大利的税务部门为了保证电子发票这个世纪性的变革能够顺利实施,提供了一系列的免费工具/服务,身为企业老板的你,完全没有必要担心:

1. 一款桌面软件,可以开具电子发票,安装后不需要注册就可以使用,只要你会打字,就可以自己生成XML文件,下载地址:https://www.agenziaentrate.gov.i … fattura+elettronica;

2. 一款手机APP,可以开具和发送电子发票、并且可以通过扫描二维码自动获取客户信息,需要在税务局网站上注册或者通过SPID(电子身份)使用,下载地址:https://www.agenziaentrate.gov.i … ib/nsi/app+fatturae;

3. 一套网站系统,可以开具和发送电子发票,需要在税务局网站上注册或者通过SPID(电子身份)使用,网址:https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/;

4. 电子发票归档保存服务(法律规定电子发票需要归档保存10年),企业申请开通此服务后可以直接在税务局的网站上面归档保存电子发票;

5. 默认的电子发票接收编号(CODICE DESTINATARIO)申请服务,该编号与企业的p.iva挂钩,申请后企业所有的发票会默认被发送到与这个接收编号对应的渠道(PEC邮箱或者第三方软件的接收编号),需要在税务局网站上注册或者通过SPID(电子身份)登陆后申请;

6. 企业信息二维码生成服务,供应商可以通过扫描这个二维码自动获取企业相关信息,需要在税务局网站上注册或者通过SPID(电子身份)登陆后生成。

以上这些工具/服务都是税务局免费提供的,电子发票的开具、发送、接收和归档保存你不需要花费1分钱就可以自己一个人搞定。但是如果你每天需要处理的发票数量比较多、或者对电脑的操作不是很熟悉的话,为了提高工作效率、节省工作时间,可以考虑购买一些第三方的软件或者服务,比如欧华软件。

为了保证在电子发票正式开始使用的时候不至于手忙脚乱,最低限度的降低电子发票的退回率,我们建议各位企业老板们现在要做的是:

1. 去当地税务局(AGENZIA DELLE ENTRATE)申请FISCONLINE用户名和密码(详情请咨询会计师,也可以直接在线申请https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Main/Registrati.jsp),有了FISCONLINE用户名和密码才可以登录税务局网站,进行开具发票、发送发票、申请电子发票归档保存服务、申请电子发票接收编号(CODICE DESTINATARIO)、生成企业信息二维码等操作;或者也可以通过SPID(电子身份)登录,电子身份申请网址:https://www.spid.gov.it/richiedi-spid;

2. 向会计师询问自己公司的REGIME FISCALE(纳税者类型)是什么,这个信息在电子发票中是必填项,一般为REGIME ORDINARIO。如果你的企业的REGIME FISCALE(纳税者类型)是REGIME FORFETTARIO(单一税),可以不用开电子发票;

3. 收集客户的接收者编号(CODICE DESTINATARIO),又称SDI编号,这个编号是电子发票中必须的,税务局的SDI数据交换中心通过这个编号把发票发送给你的客户,如果不知道客户的SDI编号可以使用通用编号0000000,并同时填写客户的PEC邮箱,如果只填写通用编号0000000而不填写PEC邮箱,客户无法收到发票,只能自己去税务局网站下载发票(这种情况下发票开具者需要通过其它途径及时通知接收者)

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